Чем регламентируется деятельность работников сферы делопроизводства? Что означает «рационально организовать рабочее место и оборудовать его в соответствии с гигиеническими нормами»? Какой оптимальный режим труда и отдыха установить для работников-делопроизводителей?
Кто такие «делопроизводители», и какими документами регламентируется их деятельность?
Как часто работник задумывается над тем, почему его рабочее место имеет такой, а не иной вид? Почему оно оборудовано именно таким оборудованием, а не иным? Как правило, организация рабочего места работников, на первый взгляд, не может влечь каких-либо осложнений для работодателей. Но ведь от правильной организации рабочих мест зависит продуктивность труда, здоровье, коммуникабельность и мобильность работников, задействованных при выполнении трудовых функций. Итак, рассмотрим общие подходы к организации труда на примере работников, выполняющих работы по делопроизводству.
В настоящее время для надлежащей организации рабочих мест следует использовать Межотраслевые нормы времени работников, выполняющих работы по делопроизводству (далее - Нормы времени), разработанные во исполнение распоряжения Кабинета Министров Украины «Об утверждении мер по реализации Концепции дальнейшего реформирования оплаты труда в Украине, одобренной Указом Президента Украины от 25 декабря 2000 года № 1375» от 23 апреля 2001 года № 152-р.
Нормы времени предназначены для нормирования труда работников в сфере делопроизводства, а также определения численности работников, обеспечивающих эту работу. Например, среди работников, которых можно считать делопроизводителями, следует выделить таких, как:
- «Ассистент референта» (код КП 4115);
- «Оператор копировальных и множительных машин» (код КП 4112);
- «Секретарь-машинистка» (код КП 4115);
- «Архивариус» (код КП 4141);
- «Делопроизводитель» (код КП 4144);
- «Организатор делопроизводства (виды экономической деятельности)» (код КП 3435.2);
- «Документовед» (код КП 2432.1);
- «Организатор делопроизводства (государственные учреждения)» (КП 3435.1);
- «Организатор делопроизводства (система судопроизводства)» (код КП 3435.3);
- «Референт» (код КП 3436.1) и т. д.
Следует отметить, что Нормы времени можно использовать также и в органах государственной исполнительной власти, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятие) любой формы собственности и подчинения.
Нормы времени состоят из общей части, организации труда и нормативной части.
Организация труда содержит общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству, оснащения рабочих мест работников сферы делопроизводства, примеры организации труда некоторых работников сферы делопроизводства.
Деятельность работников, занятых работами по делопроизводству, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Разделом 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины , и Справочника типовых профессионально-квалификационных характеристик должностей государственных служащих, утвержденного приказом Нацгосслужбы Украины .
Основной задачей работников сферы делопроизводства является работа с документами и другой информацией с использованием организационной и вычислительной техники, обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее регистрация и доставка по назначению, хранение, передача в архив и т. д.
К плановым работам принадлежат регистрация документов, обработка информации, ее анализ, систематизация, накопление и хранение.
Общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству:
- рациональная организация рабочих мест;
- своевременное получение работниками информации, консультаций, инструктажа;
- соблюдение рационального режима труда и отдыха;
- обеспечение установленных санитарных норм.
В последние годы основными средствами подготовки текстовых документов является персональный компьютер (ПК).
Требования к условиям труда
Основные факторы:
- планирование помещений;
- освещение помещений и рабочих мест;
- микроклимат;
- цвет помещений;
- режим труда и отдыха.
Рабочие места работников сферы делопроизводства должны быть удобными и оборудованными в соответствии с гигиеническими нормами: их оснащают одно- или двухтумбовыми столами для удобного размещения на них оргтехники и предметов труда, а в ящиках столов - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей, лотков для бумаги, малой оргтехники и т. д.
Расстояние между глазами работника и экраном ПК должно быть не менее, чем полторы длины диагонали используемого монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, а клавиатуру - на расстоянии около 40 см от туловища. Запястья должны лежать на одном уровне с предплечьем. Экран дисплея должен располагаться так, чтобы солнечный луч и свет ламп не отражались от него и не ослепляли работника. В идеале уровень яркости экрана должен соответствовать яркости света в помещении, чего можно добиться, регулируя монитор.
Чрезвычайно отрицательно на глаза влияет мигание экрана монитора. Минимальная частота обновления экрана, согласно требованиям эргономики, должна составлять не менее 75 Гц.
Служебные помещения должны быть прямоугольной или квадратной формы. Наиболее рациональным является помещение прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина помещения должна быть не менее 2,5 м, а высота - 3,25 м.
Особое значение имеет освещение рабочего места. Если на рабочем месте есть местное освещение, рекомендуется применить поворотные, передвижные лампы. Мягкий свет, который не слепит глаза, должен поступать на поверхность рабочего стола слева. Недопустимо применять лишь местное освещение, поскольку это приводит к неминуемой адаптации зрения.
- в случае люминесцентного освещения - 300 люкс;
- в случае освещения лампами накаливания - 150 люкс.
Нормальный уровень насыщения помещений светом при коэффициентах отражения поверхностей: пола - 25%, потолка - 70%, мебели и оборудования - не менее 35%. Защитой от прямого солнечного луча может служить солнцезащитный козырек, жалюзи, шторы.
Эффективность освещения в служебных помещениях повышается в случае рационального окрашивания стен, потолков. На эффективность труда существенно влияет цвет помещения. Наиболее благоприятными цветами являются белый, зелено-голубой, желто-зеленый, светло-зеленый, бежевый, светло-бежевый, светло-желтый, светло-голубой. Эти цвета не только успокаивающе действуют на нервную систему человека, но и значительно улучшают освещенность в помещениях.
Для лучшего рассеивания и отражения света рекомендуется потолок красить в белый цвет, он отражает до 90% светового потока. Стены должны меньше отражать свет и быть чуть темнее, чем потолок. Если окна в помещении выходят на солнечную сторону, то стены лучше окрасить в прохладные тона: голубой, зеленоватый, салатный. Для помещений с окнами, ориентированными на север, северо-запад, северо-восток, больше подходят цвета теплой гаммы: желтоватый, светло-оранжевый, песочный.
Пол, независимо от материала, из которого он сделан, должен иметь более темный цвет, чем стены.
Здоровье и работоспособность человека зависят также от факторов окружающей среды, в первую очередь - от поддерживания нормальной температуры и влажности воздуха.
- температура воздуха: в холодный период года (ниже +10 °С) - температура в помещении в пределах от 20 до 22 °С; в теплый период года (выше +10 °С) - 20–25 °С;
- относительная влажность воздуха - 30–60%;
- скорость движения воздуха: в холодный период года - не более 0,2 м/с; в теплый период года - 0,2–0,5 м/с;
- атмосферное давление - от 84 до 107 кПа (630–800 мм рт. ст.);
- максимальная запыленность воздуха в помещениях при размере частей не более 3 мкм - 0,75 мг/куб. м.
Озеленение помещений, являющееся декоративным элементом интерьера, улучшает состав воздуха, уменьшает нервно-психическую и зрительную утомляемость. Это особенно важно для условий умственного труда.
Проектируя рабочие места исполнителей, нужно предусмотреть комплексное оснащение этих мест необходимыми средствами труда. Оснащение рабочих мест исполнителей техническими средствами, как правило, предусматривается во время проектирования административных зданий и их реконструкции.
Для повышения работоспособности и уменьшения утомляемости рекомендуется установить регламентированные перерывы, восстанавливающие работоспособность.
Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через 2 ч. после начала работы и через 1,5–2 ч. после перерыва на обед продолжительностью по 15 мин. каждый или через каждый час работы по 10 мин.
Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждой полке была карточка с перечнем содержимого папок.
Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.
Работников службы делопроизводства обеспечивают справочными материалами, в частности, инструкциями по ведению делопроизводства, нормативно-методическими документами, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с номерами телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью организации, картотеками и т. д.
Режим труда и отдыха работников, занятых работой по делопроизводству и обеспечению управления, устанавливают, в виде распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения самых сложных из них в первой половине дня, когда у работников наблюдается высокая стойкая работоспособность.
Продолжительность рабочего времени
Частью первой статьи 50 предусмотрена нормальная продолжительность рабочего времени работников, которая не может превышать 40 ч. в неделю.
Отметим, что предприятия, заключая коллективный договор, могут устанавливать меньшую норму продолжительности рабочего времени, чем указано в части первой статьи 50 КЗоТ. Устанавливая меньшую норму продолжительности рабочего времени, следует иметь в виду, что оплата труда тогда должна осуществляться по полной тарифной ставке, полному окладу.
В соответствии с частью первой статьи 51 КЗоТ сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:
1) для работников в возрасте от 16 до 18 лет - 36 ч. в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) - 24 ч. в неделю.
Продолжительность рабочего времени учащихся, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половину максимальной продолжительности рабочего времени, предусмотренной в абзаце первом этого пункта для лиц соответствующего возраста;
2) для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, - не более 36 ч. в неделю.
Перечень производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели, утвержден постановлением Кабинета Министров Украины .
Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для некоторых категорий работников (учителей, врачей и др.).
Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств на предприятиях и в организациях для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.
Согласно статье 69 предприятие самостоятельно устанавливает для своих работников сокращенный рабочий день и другие льготы.
При расчете баланса рабочего времени следует иметь в виду, что согласно статье 53 КЗоТ накануне праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы работников, кроме работников, указанных в статье 51 КЗоТ, сокращается на один час как при 5-дневной, так и при 6-дневной рабочей неделе, а накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не может превышать 5 ч.
Согласно части третьей статьи 67 КЗоТ, если праздничный или нерабочий день (ст. 73 КЗоТ) совпадает с выходным днем, выходной день переносится на следующий после праздничного или нерабочего. Поэтому по графику 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье в 2014 году выходной день в воскресенье 20 апреля должен быть перенесен на понедельник 21 апреля, выходной день в субботу 28 июня должен быть перенесен на понедельник 30 июня, выходной день в воскресенье 24 августа - на понедельник 25 августа.
Как правило, с целью создания благоприятных условий для празднования, а также рационального использования рабочего времени распоряжениями Кабинета Министров Украины рекомендуется переносить рабочие дни для работников, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.
В связи с тем, что указанное распоряжение имеет рекомендательный характер, решение о переносе рабочих дней принимает работодатель самостоятельно, издав приказ или другой распорядительный документ.
Принятое работодателем решение о переносе рабочих дней изменяет график работы предприятия и норму продолжительности рабочего времени в месяцах, в которых введен перенос рабочих дней. Поэтому все действия относительно предоставления отпусков, выхода на работу должны осуществляться по измененному в связи с переносом рабочих дней графику работы предприятия.
При этом следует иметь в виду, что в случае переноса рабочего дня, предшествующего праздничному или нерабочему дню, на другой выходной день, для сохранения баланса рабочего времени за год продолжительность работы в этот перенесенный рабочий день должна соответствовать продолжительности предпраздничного рабочего дня, как это предусмотрено статьей 53 КЗоТ.
Законодательством не установлена единая норма продолжительности рабочего времени в году. Эта норма может быть разной в зависимости от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии (5- или 6-дневная), какова продолжительность ежедневной работы, когда установлены выходные дни, и поэтому на предприятиях норму продолжительности рабочего времени в году определяют самостоятельно с соблюдением требований статей 50–53, 67 и 73 КЗоТ.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала
Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.
Техническое оснащение рабочего места
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии.
Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации.
Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет.
Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц.
Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д.
Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение.
Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место - «компьютерный уголок».
Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами.
В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий).
В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования.
Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.
Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации.
Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа.
Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;
средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе - портативная пишущая машинка);
средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;
средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;
средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;
копировальные средства и аппараты;
шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
офисная мебель и оборудование.
Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.
-
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до зав. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения... -
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. -
Организационные формы работы с документами . Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел Д.
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
для работы
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
При Kзо =1 обеспечивается узкая специализация рабочего места , и создаются предпосылки для роста производительности труда за счет выработки трудовых навыков рабочих , возможностей технического оснащения труда и т.п. -
Выделение непродолжительных по времени выполнения операций позволяло упрощать технологическое оснащение и организации производства, совершенствовать навыки рабочих , увеличивать производительность их труда. -
...техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы
Законодательные документы по охране труда обязывают администрацию предприятий
В случае причинения увечья или иного повреждения здоровья организация , ответственная за... -
Проектная документация , разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями
Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется
Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться...
Найдено похожих страниц:10
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.
Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.
Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.
При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.
Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной руководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководителя или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придаётся её оборудованию.
Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекомендуемые для проходов:
Ширина прохода для одного человека - 60 см.
Для двух человек - 80 см.
Для трёх человек - 100 см.
Между столами - 55 см.
Между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см.
Между стеной и столом - 65 см.
Не желательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.
Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учётом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трёх зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.
Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается большое количество рациональных комплектов мебели для приёмной и офисных помещений.
Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.
Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).
Если есть бюро (группа) машинописных работ, то она оснащается персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техники может иметь переплётно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.
Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.
При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.
Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.
Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.
Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и значительно повышают производительность труда.
Представление о рабочем месте секретаря Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
Обязательный набор мебели: канцелярский стол с придвижной тумбой; подъемно-поворотный стул; вспомогательный стол или подставки для оргтехники; шкаф для хранения документации; сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей; стул для посетителей.
Канцелярские принадлежности: письменный прибор; справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник; папка или лоток для текущих документов и бумаги; дырокол, степлер; нож для бумаги, ножницы; корректирующая паста («штрих»), клей; магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи; настенные часы; папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т. п.
Технические: К техническим факторам условий труда секретаря относится оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях
Гигиенические: Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. п. Пыльное, давно не ремонтировавшееся тесное помещение создает ощущение дискомфорта у работающих в нем, что не способствует их хорошему самочувствию
Социальные: Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т. д.
Психологические: Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, то есть психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам – все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою; сотрудники её ценят и дорожат своим рабочим местом.
Психофизические: Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.
Эстетические: Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи. современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.
Эргономические требования: Наименование мебелиРост работникаВысота мебели Канцелярский столДо 170 см Выше 170 см 72 см 75 см Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК До 170 см Выше 170 см 66 см 68 см Стул, креслоДо 170 см Выше 170 см 45 см 47 см
Эргономические требования Обзаведясь обязательными элементами секретарского рабочего места, следует подумать о рациональном размещении всего этого в помещении. Размещение мебели, оборудования и приспособлений должно соответствовать здравому смыслу: часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»; расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой); каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.
Компьютеризированное рабочее место секретаря У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон или мини-АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер и т. п.
Санитарно-гигиенические требования для работников офиса ПараметрыЗначения Естественная и искусственная освещенность300 – 500 люкс Уровень шумаНе более 65 дБ Площадь на один ПКНе менее 6 м 2 Объем на один ПКНе менее 20 м 3 КреслаПодъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки ВоздухообменНормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) Микроклимат (оптимальные параметры)Влажность % t 0 воздуха зимой t 0 воздуха летом Расстояние до экрана монитора (при работе)50 – 70 см Непрерывное время работы за ПКНе более 2-х часов, обязательные перерывы Специальные мерыКомплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка
Средства работы с документами Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделить на группы: средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны); средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы); средства хранения документов (папки, конверты, коробки).
Как только появилась возможность установить компьютер на рабочее место, пользователь - экономист, управленец, любой информационный работник получил возможность использовать как отдельные информационные технологии для выполнения своих профессиональных функций, так и их совокупность, а также предметные подсистемы ЭИС.
Поэтому персональный компьютер, оснащенный профессионально-ориентированными инструментальными средствами и размещенный непосредственно на рабочем месте, на заре первых персональных компьютеров стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ). Его назначением была автоматизация выполнения рутинных работ информационным работником.
Многоместные инструментальные комплексы с распределенной обработкой данных, обеспечивающей коллективную работу пользователей (в основном, проектировщиков, разработчиков, программистов), стали называть автоматизированными рабочими станциями. В отличие от АРМ станция является системой коллективного пользования данными и программными продуктами для выполнения одного типа профессиональной деятельности.
АРМ, как часть ЭИС, предназначались для выполнения следующих обобщающих функций: документалистики, расчетов, коммуникации, помощи в принятии решений.
Документалистика означает, что на ЭВМ должны решаться задачи систематизации, архивации, хранения, поиска и управления документами в делопроизводстве. При этом обработке подлежат все типы документов текстовые, числовые, графические, аудио-, видеоинформация. Средства автоматизации этого вида работы в настоящее время обеспечиваются текстовыми, графическими, табличными процессорами, системами управления базами данных, гипертекстовой и мультимедийной технологиями, системами электронного архивирования, системами организации и управления документами, системами электронного документооборота.
Для автоматизации расчетов были созданы типовые пакеты прикладных программ ППП, реализующие основные рутинные операции в деятельности любых информационных работников: бухгалтеров, кладовщиков, банковских работников, менеджеров, статистиков и т.д. Эти ППП фактически реализовывали все операции внутримашинного этапа технологического процесса обработки данных в той или иной сфере деятельности. С появлением новых информационных технологий расширился круг автоматизации рутинных работ, связанных с обработкой разнотипных данных, коммуникаций, помощи в принятии решений. Появились системы, объединяющие многие информационные технологии с типовыми расчетами, получившие название "электронный офис"".
Для автоматизации функций коммуникации разработаны сетевые технологии. Электронная почта стала неотъемлемой частью не только электронных офисов, но даже включается в операционные системы. Объединение СУБД с сетевыми технологиями породило распределенную обработку данных. Технология распределения проникла во многие информационные технологии, позволяя распределять многие ресурсы, доступные посредством сети ЭВМ.
Системы поддержки принятия решений предполагают использование пакетов программ, реализующих методы имитационного моделирования, факторного и корреляционного анализа, других экономико-математических и статистических методов. Следует выделить направление «экспертные системы», которые призваны ответить на вопрос "как сделать чтобы". Экспертная система является частью искусственного интеллекта. Она включает базу знаний с набором правил и механизм вывода и позволяет на основании предоставляемых пользователем фактов распознать ситуацию, поставить диагноз, сформулировать решение или дать рекомендацию для выбора действия.
Экспертные системы предназначены для воссоздания опыта, знаний профессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления. Они разрабатываются с использованием математического аппарата нечеткой логики для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний. В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний. В силу больших финансовых и временных затрат в российских ЭЙС экспертные системы не имеют большого распространения.
Для поддержки принятия решения можно использовать и когнитивные компьютерные системы. Однако в силу сложности реализации и дороговизны такие системы эксплуатируются мало.
Компьютер, оснащенный новейшими ИТ, установленный на рабочем месте пользователя, позволяющий ему выполнять профессиональную работу, стали называть настольной ЭВМ (настольным компьютером).
Развитие средств коммуникаций и сетевых ИТ позволяет автоматизировать деятельность не только отдельных специалистов, служб, но и всего предприятия посредством корпоративных информационных систем. При этом реализуется безбумажная технология. Подключение локальных сетей к глобальным открывает возможность доступа к мировым информационным ресурсам и по-новому динамически строить производственные связи. Разрушаются стены между функциональными подразделениями внутри предприятия, исчезают границы, отделяющие поставщика от покупателя, подрядчика от субподрядчика, долгосрочные наймы рабочей силы по контракту. Вымирают предприятия-динозавры, логика конкуренции-партнерства заставляет фирмы переходить к кратковременным формам кооперации.
Принимая во внимание усиливающуюся конкуренцию на мировом рынке, компании стремятся быть готовыми произвести товар и оказать услуги в любой точке земного шара, как только в этом появится необходимость. Поэтому транснациональным корпорациям необходим коллективный доступ к внутренним данным, представленным на различных языках и в разной валюте.
Транснациональные информационные системы должны обеспечивать:
централизованный расчет налогов, учитывающий требования налогового законодательства разных стран;
преобразование валют в ходе транзакций на базе централизованно задаваемых курсов и правил;
многоязычные экранные формы, отчеты, подсказки и сообщения, вид которых определяется пользователем;
формат числовых данных, определяемый пользователем и характерный для данной страны (например, число знаков после запятой в валюте);
формат даты, времени, определяемый пользователем и характерный для его страны;
календарь выходных и праздничных дней, определяемый пользователем и др.
Несмотря на интеграцию различных информационных технологий в электронный офис, последний не является "безбумажным". За последние годы офис пополнился рядом оргтехники: факсом, телефоном, телексом, копировщиком, сканером, принтером, считывателем штрих-кодов, подсоединенными к компьютеру. Для каждого из них разработаны информационные технологии, которые работают независимо. Так, принтер распечатывает документ, а факс передает его. Поэтому возник вопрос об объединении всех этих ИТ в единую для выполнения большинства операций.
Концепция ATWork, разработанная фирмой Microsoft, предлагает специальную операционную систему, единую для всех видов оргтехники и создающую интеллектуальную периферию. Операционная система ATWork работает в реальном времени и содержит набор программ по обслуживанию каждого периферийного устройства в среде Windows. Она может быть "запущена самостоятельно и имеет файловую систему, содержащую "хранилище объектов", куда перемещаются данные от приложений без предварительной обработки, например в формате Word. Фактически операционная система заменила собой драйверы устройств. Это позволило ей выполнять функции электронной почты и факса.
Заметим, что использование ИТ на рабочем месте меняет технологию труда специалиста в предметной области.
Для работы с компьютером используются пакетная, сетевая и диалоговая технологии. Часть рутинной работы информационного работника, которая была формализована к моменту внедрения ЭИС, выполняется автоматически, без его вмешательства. Если программные и технические средства компьютера позволяют реализовать пакетный режим, то эта часть работ может выполняться в фоновом режиме. Когда требуется вмешательство пользователя, компьютер вступает в диалог, который ведется до тех пор, пока алгоритм не выйдет на формализованную часть решения задачи. Для ведения диалога можно использовать диалоговую и сетевую технологии. Сетевая технология применяется, если необходимо послать или получить запрос, сообщение, данные от удаленного пользователя, базы данных. При этом сообщение может содержать любые объекты реального мира (звуковую, аудио- и видеоинформацию, текст и т.д.), для обработки которых используют гипертекстовую или мультимедийную технологии. Таким образом осуществляется полуавтоматический режим работы, что позволяет выполнить на компьютере даже те виды работ, которые трудно формализуемы.
Технология труда информационного работника после внедрения ЭИС также меняется, потому что рутинную часть его работы, составляющую приблизительно 75% всех работ, выполняет компьютер. Изменяются формы расчетов, контроля, документалистики. Деятельность информационного работника направлена не на запись и регистрацию данных, а на анализ информации, подготовку оптимальных решений, выявление тенденций происходящих процессов, решение возникающих проблем, исправление неблагоприятных ситуаций, автоформализацию знаний. Тем самым меняются не только содержание работы, но и требования к квалификации и компетенции специалиста.
Внедрение ИТ дает возможность изменить характер труда информационного работника, высвободить время на творческий подход к исполнению обязанностей, повысить производительность и качество труда, сократить трудоемкость работы, что приводит к уменьшению численности персонала, а значит, к сокращению затрат на управление, повышению эффективности управленческого труда, изменению структуры управленческого аппарата и методов управления с целью совершенствования производства.