«Шесть П » — это правило для профессионального и личного успеха. Вот ее формулировка: «Процесс предварительного планирования предопределяет продуктивный подход».

Предварительное планирование имеет 7 преимуществ.

1. В процессе планирования вы непременно будете продумывать все до мельчайших подробностей, что, безусловно, поможет достичь успеха.

2. тщательное обдумывание будущих действий способствует их эффективному планированию, при этом экономя время усилия и деньги.

3. Хорошо выверенный и продуманный план поможет найти некие упущения и недочеты, что потом могут навредить вашему бизнесу. Спрашивайте себя «а что если…?». К примеру: «Что плохое может произойти, если я буду действовать тем или иным способом?».

4. Благодаря предварительному планированию можно заранее определить слабое звено в плане и подстраховаться. Вы обнаружите фатальную ошибку, что могла и дальше оставаться незамеченной и погубить всю вашу затею. Как раз для этого и нужно планирование.

5. При планировании выявляются потенциальные перспективы и сильные стороны, которые могут быть использованы в дальнейшем. Порой можно и вовсе не догадываться о сильных сторонах до того времени, пока не провести тщательное планирование.

6. Планирование может точно распределять время, финансы и средства на несколько главных целей. Не имея четкое фокусирование вряд ли возможно избежать разбрасывания и траты сил попусту с невпечатляющими результатами.

7. Планирование позволяет сэкономить много часов, месяцев и порой лет неудачных попыток, разочарования и уберечь потерю энергии.

Планирование это умение, дисциплина, а также способность и привычка. Следовательно, этому можно научиться и развить до высшей степени посредством многократных упражнений и практики. Причем обучиться этому умение достаточно легко, чем вам кажется.
Если говорить простым языком, то план это всего-навсего список всех действий необходимых для получения результата. Напишите на листе бумаги все, что, как вы считаете, поможет достичь цели. Когда у вас возникает новая мысль, то тотчас же запишите ее в список. Регулярно просматривайте его, добавляйте что-то новое и если надо, то корректируйте. Пусть этот список станет проектной схемой для строительства вашего «дома мечты» — достижения отличного результата.

Даже сам факт планирования способен повышать качество всего процесса достижения нужных целей. Хотите достичь успешного и яркого финиша? Тогда приложите все усилия и составьте план максимально тщательно и детально. Чем качественнее будет ваша работа, то тем больше возможностей и идей можно достичь.

Помните, что способность четко определять и формулировать свои желания, записывать их, составлять план и работать согласно ему является ключом к личной эффективности, росту и высшему темпу прогресса.

Острая нехватка времени – вот «диагноз», которым страдает современное общество в целом. Жизнь задает бешеный ритм, предоставляя массу возможностей. Вечно спеша по делам, держа в уме списки дел, немалое количество людей живет с чувством постоянной нехватки времени. Грамотное планирование – лучший способ эффективно провести каждую минуту рабочего времени. Именно поэтому управление временем для менеджеров не менее важно, чем планирование личных задач.

Основные принципы

Под понимают технологию организации времени и повышения эффективности его использования. Управление рабочим временем позволяет повысить продуктивность труда. Широко известное правило «шести П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Кайдзен

Еще одна распространенная стратегия, японская система , строится на 5 основных моментах:

• Аккуратность.
• Порядок.
• Чистота.
• Стандартизирование.
• Дисциплина.

Руководствуйтесь этими принципами при составлении своего плана работы. Не держите списки задач в голове – составляйте план в бумажном или электронном виде, так вы исключите риск забыть что-то важное и сможете лучше контролировать процесс исполнения.

Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности. Соблюдайте чистоту не только на рабочем месте, но и в голове. Возьмите за правило ежедневно составлять план и неотступно ему следовать.

Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности.

SMART-подход

Начните планирование с постановки целей. Учитывайте, что у каждой цели должны быть следующие качества:

1. Конкретность. Она должна быть определена в одной области, применительно к одному аспекту и отвечать на вопрос: что в итоге нужно достигнуть. При этом не должен нарушаться принцип: одна цель – один результат. Если цель подразумевает достижение нескольких результатов, ее необходимо разбить на несколько более узких.
2. Измеримость. В процессе постановки цели должны быть определены критерии, позволяющие установить прогресс выполнения, а также уровень или значение, по достижении которого можно считать ее выполненной. В случае качественного показателя должен быть определен эталон.
3. Достижимость. Она осуществляется с учетом имеющихся внутренних и внешних ресурсов и ограничений.
4. Актуальность. Каждая отдельная цель должна устанавливаться своевременно и соотноситься с глобальными стратегическими целями.
5. Ограниченность во времени. Для достижения каждой цели должны быть установлены конкретные сроки.

В соблюдении этих параметров состоит суть SMART-подхода.

Принцип Парето

После того как цели определены, необходимо расставить приоритеты. гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. В то время как оставшиеся 80% дают на выходе лишь 20%. Поэтому важно выделить 20% задач, выполнение которых даст максимальную отдачу.

Матрица Эйзенхауэра

Эйзенхауэром была предложена , позволяющая разделить список дел на 4 группы по важности и срочности:

• Для важных и несрочных задач целесообразно установить конкретное время и сроки выполнения.
• Неважные и срочные по возможности следует делегировать.
• Неважные и несрочные следует вычеркнуть.

Важные и срочные следует выполнять незамедлительно.

Метод АБВГД

Он распределяет дела по значимости на 5 категорий. Дела А1, А2, А3 наиболее приоритетны. Пока не выполнены они, к делам группы Б вы не приступаете. После завершения дел группы Б приходит очередь В. Группы Г и Д – это все, от чего можно отказаться. Если времени на них не остается, стоит перепоручить их подчиненным или полностью избавиться.

Закон Паркинсона

Согласно закону Паркинсона, на любую работу тратится столько времени, сколько вы на нее отвели. Чтобы не дать минутному делу затянуться на часы, определите средние затраты времени на выполнение каждого типового задания, используя хронометраж: на протяжении нескольких дней или недель записывайте с точностью до 5-10 минут, сколько времени у вас занимает та или иная работа. Учитывайте полученные результаты при планировании своего рабочего времени.

Другие принципы

Составив чересчур суровый план, вы рискуете загнать себя в угол, что чревато нереализованностью намеченных целей и излишним стрессом. Чтобы избежать этого, пользуйтесь рядом дополнительных хитростей:

1. Метод лягушки заключается в том, чтобы в самом начале выполнить самое неприятное дело («лягушку»): например, встретиться с «тяжелым» клиентом. Запланировав эту задачу на конец дня, вы существенно снизите эффективность всех прочих дел, поскольку будете находиться под гнетом ожидания и не сможете должным образом сосредоточиться на текущей работе.
2. учитывает особенности организма. Человек способен максимально концентрироваться на задаче в течение получаса, потом мозговая активность снижается. Поэтому каждые 25 минут работы необходимо предусматривать 5-минутный перерыв.
3. Метод швейцарского сыра хорош для задач важных, но несрочных. Если дело объемное, но постоянно откладывается в дальний ящик из-за того, что вы не знаете, с чего начать, разбейте его на части. Выполните часть работ, например, из середины – сделайте «дырку». На другой день запланируйте еще часть, и еще. Когда «дырок» станет слишком много, задача уже не будет представляться такой пугающей, и вы без труда с ней справитесь.

Запланировав самую сложную задачу на конец дня, вы существенно снизите эффективность всех прочих дел.

Все это поможет вам с легкостью следовать плану, не ощущая себя под давлением.

Управление временем в продажах

По словам гуру продаж Дэна Кеннеди, самый быстрый способ для профессионального продавца удвоить свои продажи – это удвоить количество времени, которое вы фактически тратите на продажи.

Тайм-менеджмент в продажах базируется на всех ключевых принципах этой технологии, но обладает и своей спецификой. Для расставления приоритетов используется матрица активностей продавца:

	Действия, которые от вас требует ваш работодатель (+)	Действия, которые от вас не требует ваш работодатель (-)
Имеет непосредственное отношение к продажам (+)	Высший приоритет (встречи с клиентами, телефонные звонки, предложения)	Бонусные действия Приоритет № 2 (бонусное обслуживание после совершения сделки, рекламные рассылки с новостями компании, поздравление клиентов с праздниками; посещение тренингов)
Не имеет непосредственного отношения к продажам (-)	Рутина Приоритет № 3 (планерки, отчеты, бумажная волокита)	Деньгодробилки (отмененные встречи, неисправности оргтехники, потерянные или испорченные документы)

Принцип Парето в продажах также приобретает иное звучание: 20% клиентов приносят 80% дохода, 80% клиентов – 20% дохода, чем также вызвана необходимость расставлять приоритеты. В первую очередь необходимо работать с постоянными и крупными клиентами, приносящими наибольшую прибыль компании, а от наименее прибыльных, но отнимающих непозволительно много времени лучше отказываться.

Уменьшить неопределенность, связанную с продолжительностью цикла сделки, поможет следование алгоритмам общения с клиентом. Так, например, для совершения сделки по телефону существует схема «часы продавца» (автор – Дмитрий Ланц), обычно изображаемая в виде циферблата. Она включает в себя 3 этапа:

• Установление контакта (приветствие, представление, смысл звонка, техника «зацеп»).
• Продажа (вопросы, активное слушание, предложение, обработка возражений).
• Закрытие сделки (закрытие сделки, обязательства, следующий звонок, прощание).

Эффективное использование менеджером своего времени во многом зависит от ряда решений руководства:

• Система оплаты труда.
• Перспективы роста как дополнительная мотивация.
• Структура отдела продаж и распределение обязанностей.
• Использование современных технологий и автоматизация части работ.
• Корпоративные стандарты.

И напоследок

В завершение следует отметить, что, помимо установления целей и распределения дел по времени, важным этапом процесса планирования является контроль их достижения. Именно контроль позволяет своевременно корректировать планы так, чтобы они не теряли своей эффективности.

Таким образом, тайм-менеджмент позволяет достичь максимальной производительности труда в рабочее время, преодолеть бесполезные затраты времени. Благодаря этому вы начнете делать только то, что в долгосрочной перспективе позволит построить карьеру и благотворно скажется на вашем бизнесе, а работа станет более систематизированной и плодотворной.

Все, кто добивались успеха в чём-нибудь, будь-то бизнес, карьера, спорт – они всегда планировали своё время, занятия, цели которые надо достигнуть. мы уже писали, а вот сейчас давайте просто ответим на вопрос — важно это или нет?

Базовое планирование очень важно для повышения вашей эффективности и производительности.

Существует такое интересное правило 6 «П», оно гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели . И соблюдение этих правил, сделает вам по-настоящему .

Конечно, оно не избавит вас от неудач, но их будет гораздо меньше, поверьте мне на слово!

Думать и планировать своё время всегда надо на бумаге. Как говорят многие – если цели нет на бумаге, то и существовать она не может. Если цели нет на бумаге, то она не существует.

Описание ваших задач и планов, вы должны воспринимать как карту вашего движении. Такая карта не собьёт вас с пути и по ней вы будете двигаться до финиша.

Очень интересную аналогию предлагает Питер Друкер в своей книге «Эффективный управляющий»:

Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время.

Уже доказано, что простая дневная работа, которая ведётся по чёткому плану, увеличивает общую производительность на двадцать пять процентов. Эксперты советуют, что любой вечер должен начинается с составления плана работ на следующий день и любой воскресный вечер, с планирования недельной работы (хотя бы общих целей). Далеко не нужно ходить — те же синоптики вещают нам погоду с вечера на следующий день.

Особенности планирования

Всегда работайте со своим списком дел в течении самого рабочего дня, потому что задания всегда могут появляться внезапно, так и уходить на второй план. Не следует вам за циклеваться на строгом выполнение дневного плана, потому что коррективы всегда могут вноситься.

Глобальные планы надо всегда выполнять, потому что на этом держится вся психология – достигнув глобальной цели, вы всегда получите дополнительную мотивацию и энтузиазм для дальнейшей работы.

Когда вы планируете свои дела, всегда на первое место ставьте самые сложные и важные задачи, а потом постепенно переходите к более лёгким.

Сложные цели или задачи, делим на более мелки, тем самым мы более отчётливо будем видеть горизонт наших дел и благодаря этому, достигнуть цели будет легче.

Удобные для использования версии инструкций П-6 "О порядке приемки по количеству" и П-7 "О порядке приемки по качеству"

Посетители этого сайта мне не раз задавали вопрос, примерно такого содержания: "Инструкции П-6 и П-7 напечатаны на 11 страницах каждая. Очень много "воды". Видимо их бюрократическое происхождение наложило отпечаток. Кто-то хотел поподробней расписать и регламентировать все возможные варианты действий, а в результате получился излишне громоздкий и сложный для восприятия документ. И, конечно, сложный для исполнения. Не у всякого, даже специалиста, хватит терпения и внимания дочитать эти инструкции до конца, не то что внедрить их использование. Можно ли творчески его переработать и разместить на этом сайте облегченные версии этих инструкций с изложением основных идей и положений?" Я попытался изложить основные важные положения этих инструкций в удобном для пользования виде. Ниже приводится light versions (облегченные варианты) инструкций П-6 "О приемке по количеству" и П-7 "О приемке товаров по качеству".

Надо сразу оговориться, что инструкции не являются обязательными к исполнению участниками экономического процесса. Все описанные в них процедуры применяются во взаимоотношениях между участниками процесса, только в случае ссылок на следование этим инструкциям в договорах между организациями. А работа по этим инструкциям очень удобна, так как в инструкциях задаются определенные стандарты процессов, которые четко определяют зоны ответственности и порядок действий в проблемных ситуациях.

Инструкция П-6. О порядке приемки продукции по количеству

Инструкция обязывает отправителя упаковать, опломбировать и маркировать каждое грузовое место таким образом, чтобы обеспечить сохранность при транспортировке и простоту и легкость приемки конкретного груза. Также отправитель обязан снабдить груз всеми необходимыми сопроводительными документами, в соответствии со стандартами и действующим законодательством. Нужно чтобы по сопроводительным документам можно было просто определить, количество мест, количество продукции в каждом из мест, стоимость продукции, пункт отправления, пункт назначения, все необходимые объемно-весовые характеристики груза, а также другие характеристики, которые нужно знать получателю и транспортным организациям о конкретном грузе.

При приемке груза от транспортной организации получатель обязан проверить опломбирование или отсутствие признаков вскрытия грузовых мест. Если таковы обнаружены, или (и) отсутствует пломба, то должен быть составлен акт об обнаружении данного факта получателем и представителем транспортной организации.
Получатель обязан проверить соответствие маркировки груза и количества грузовых мест и (или) их веса тому, что значится в сопроводительных документах. При обнаружении расхождений должен быть составлен соответствующий акт с подписью получателя и представителя транспортной компании (водителя).
Получатель обязан проверить сохранность упаковки каждого грузового места. При обнаружении проблем с сохранностью, также, должен быть составлен соответствующий акт.

При приемке груза от представителя транспортной организации в случае, если упаковка не повреждена, фактическое количество мест и вес соответствуют указанным в сопроводительных документах, проверка внутритарных вложений не производится. В противном случае такая проверка должна быть произведена и по ее результатам должен быть составлен соответствующий акт, подписанный представителями получателя и представителем транспортной компании (водителем).

Полная проверка внутритарных вложений должна производится на складе получателя силами получателя. Получатель может и должен предложить отправителю (его представителю) участвовать в проверке. В случае отказа отправителя от участия в приемке, получатель производит приемку самостоятельно. Срок проведения полной проверки - 24 часа с момента получения скоропортящихся грузов, 10 дней с момента получения всех остальных типов грузов. Для районов с досрочным завозом - Крайний Север и т. п. свои сроки приемки - 30 дней для товаров производственно - технического назначения, 60 дней для товаров народного потребления, 40 дней для продовольственных товаров (не скоропортящихся), 48 часов для скоропортящихся продовольственных товаров.

Если в сопроводительных документах не хватает информации для описания параметров принимаемой продукции, то при приемке составляется акт, в котором указываются фактически обнаруженные значения этих параметров (НАПРИМЕР: в сопроводительных документах указан ассортимент и количество коробок, а количество единиц по каждому артикулу ассортимента не указано. Тогда и составляется акт - спецификация с указанием фактического количества единиц по каждому артикулу).

В том месте, на складе получателя, где производится приемка продукции, должна быть обеспечена ее сохранность. Не должно быть доступа лиц, не участвующих в приемке.

Если при приемке обнаружена недостача или любое другое несоответствие по количеству, или весу, то приемка должна быть остановлена. Получатель отправителю должен отправить сообщение (получение которого отправитель должен подтвердить) с описанием обнаруженной проблемы и с требованием прислать представителя получателя для продолжения приемки. Если отправитель разрешит продолжать приемку без своего представителя, то он должен прислать получателю официальное письмо это подтверждающее. И в том и в другом случае, по результатам полной приемки (включая внутритарные вложения) получателем подписывается экземпляр сопроводительного документа, который отправляется отправителю, как подтверждение о том, что груз получен в полном соответствии с сопроводительными документами. Если есть какие-либо несоответствия, то составляется акт установленной формы, который подписывается представителем отправителя и (или) уполномоченными лицами получателя. Экземпляр акта передается (отправляется) отправителю.

Если есть основания для возложения ответственности за проблемы, обнаруженные при приемке груза, на транспортную организацию, тот, кто нанимал эту транспортную организацию для осуществления услуг доставки и экспедирования (отправитель или получатель), обязан эти претензии предъявить. (Мои комментарии: в оригинальном тексте инструкции написано, что это должен сделать получатель. Я считаю, что инструкция была создана во времена государственной экономики. Поэтому каждое звено цепочки поставок - отправитель, транспортная организация, получатель, между собой согласованы не были, они ни чем не были объединены и каждый осуществлял свою функцию, подчиняясь своему собственному руководству. И эту ответственность надо было на кого-то возложить. И ее возложили на получателя, как звено, принимающее груз и обнаруживающее проблемы возникшие с товаром во время транспортировки).

Инструкция П-7. О порядке приемки продукции по качеству и комплектности

Инструкция обязывает отправителя обеспечить упаковку, маркировку и опломбирование каждого грузового места таким образом, чтобы обеспечить сохранность качества и комплектности поставляемой продукции во время транспортировки.
Продукция, которая не прошла проверку по качеству и комплектности у изготовителя и (или) отправителя, отгружаться не должна.

Отправитель обязан обеспечить соответствие фактического качества и комплектности поставляемой продукции тому, что указано в сопроводительных документах - сертификатах, ветеринарных свидетельствах, технических паспортах и т. п.
Качество поставляемой продукции должно соответствовать качеству утвержденного сторонами образца (эталона).

В заявке на транспортировку в транспортную организацию должны быть детально изложены все правила и условия транспортировки и крепления груза в кузове. Это должно быть в точности исполнено транспортной организацией в целях сохранения качества транспортируемого груза.
При приемке груза получателем из транспортной компании (при передаче груза водителем получателю) получатель должен проверить соблюдение заявленных условий транспортировки и состояние принимаемого груза на наличие внешних повреждений упаковки. В случае обнаружения несоответствий и повреждений составляется акт установленной формы. Акт подписывает представитель транспортной компании (или водитель) и представитель получателя.
В случае отказа представителя транспортной организации от сотрудничества (груз сдан водителем - экспедитором без проверки какого-либо соответствия) на сопроводительных транспортных документах должна быть сделана соответствующая отметка получателя.

Продукция поступившая без повреждений тары, принимается на складе конечного получателя силами получателя.

Сроки приемки продукции по качеству и комплектности:

для скоропортящейся продукции - до 24 часов с момента получения груза;

для всей остальной продукции - до 20 дней - при поставке из другого города, до 10 дней - при поставке от поставщика получателю в одном и том же городе;

для труднодоступных районов с досрочным завозом - продукция производственно-технического назначения принимается в срок до 30 дней, товары народного потребления - срок до 60 дней, продовольственные товары (не скоропортящиеся) - в срок до 40 дней, скоропортящиеся продовольственные товары - в срок до 48 часов с момента получения груза.

Розничные торговые организации могут актировать обнаруженные, в процессе подготовки продукции к продаже, производственные недостатки в течении 4 месяцев с момента получения товаров. Акт об обнаружении производственных недостатков должен быть составлен и отправлен отправителю и (или) изготовителю в течении 5 дней с момента обнаружения производственных недостатков.

Если скрытые недостатки обнаружены в процессе обработки, которая производится последовательно двумя или несколькими предприятиями, актирование должно производится в течении четырех месяцев с момента получения продукции данным предприятием, которое обнаружило недостатки.

Акт для продукции с гарантийными сроками хранения и эксплуатации должен быть составлен не более, чем за пять дней с момента обнаружения недостатков, но не позже окончания гарантийных сроков. Если для составления акта необходим приезд изготовителя (отправителя), то к 5 дням добавляется время, необходимое для его приезда.

Актирование товаров, гарантийный срок которых исчисляется с момента продажи в розничных точках, может происходить в период их хранения до продажи, независимо от времени их получения.

Скрытые недостатки - это недостатки товара, которые не могут быть обнаружены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу и монтажа,испытания, использования и хранения.

К приемке по качеству и комплектности должны быть допущены только лица обладающие соответствующими компетенциями и подготовкой. Допуск лиц не занятых в приемке в зону приема должен быть закрыт.

В случае отсутствия документов или информации в документах о некоторых параметрах качества принимаемой продукции, составляется акт, в который заносятся фактически обнаруженные значения недостающих параметров качества, или данных о комплектности.

Если между поставщиком и получателем есть соответствующая договоренность (отраженная в договоре), то получателем может быть осуществлена выборочная проверка по качеству и комплектности, результаты которой могут распространены на всю партию полученной продукции.

Если в процессе приемки выявляется несоответствие уровня качества заявленному поставщиком в соответствующих документах и обязательствах, то приемка приостанавливается и вызывается представитель поставщика для продолжения приемки в его присутствии. Если поставщик письменно разрешает проводить приемку дальше без своего представителя, то приемка продолжается до конца с составлением акта, в который заносятся все выявленные несоответствия. Экземпляр акта отправляется поставщику, или представителю поставщика. Если поставщик находится в том же городе, а продукция скоропортящаяся, то представитель поставщика обязан явиться не более, чем в течении 4 часов с момента получения информации о выявленных недостатках от получателя продукции.

Если условиями поставки предусмотрен отбор образцов (проб) для проверки качества, то он должен быть осуществлен лицами уполномоченными производить приемку по качеству. Образцы отбираются следующим образом: один экземпляр - поставщику, один экземпляр - получателю, один экземпляр (в случае необходимости, или если это предусмотрено договоренностями) - в экспертную организацию. Все образцы снабжаются маркировкой:

номер и дата документа, по которым поступила партия товара, из которой отобраны образцы,

участники комиссии по отбору образцов и проб,

время и место составления акта по отбору образцов и проб,

изготовитель (отправитель) продукции,

номера грузовых мест в поступившей партии товара, из которых осуществлялся отбор образцов и проб,

другая необходимая информация.

Если ненадлежащее качество товаров обнаружено конечным покупателем после покупки товара в магазине, то получатель предоставляет поставщику следующие документы:

заявление покупателя об обмене товара;

стандартные документы от магазина подтверждающие ненадлежащее качество товара,

расписку покупателя о произведенном обмене товара, или о получении его стоимости.

Изготовитель (поставщик) вправе перепроверить качество забракованной и возвращенной получателем продукции и опротестовать факт браковки при наличии достаточной доказательной базы или выявленных фактов для этого.

Если между поставщиком и получателем есть соответствующая договоренность, то убытки, которые несет получатель из-за реализации продукции с обнаруженными недостатками по сниженной цене, покрываются поставщиком.

Новая складская логистика 2001-2019

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач - это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное - определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений - просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени - это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы - это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

©